Excel of boekhoudprogramma?

Boekhouden in Excel naar het boekhoudprogramma van ZP App

Waarom zou je gaan boeken met behulp van het boekhoudpakket van ZP App in plaats van Excel? Excel is gratis en ZP App niet. Als we al kort met vier voordelen van ZP App beginnen (terwijl we natuurlijk ZP App totaal niet willen verkopen):

• Voorkom frustraties.
• Heb minder onnodig hoge kosten.
• Creëer overzicht omdat je jouw administratie maar op één plek hoeft in te voeren.
• Lagere boekhoudkosten. Want jouw boekhouder of accountant hoeft niet alles over te typen.

Ondernemen is minder makkelijk dan we vaak denken. We lopen als eigen ondernemers tegen heel veel aan. Ondernemen is omgaan met onzekerheden. Als zelfstandige weet je nooit zeker of je morgen nog aan het werk komt. Maar die angst is niet terecht als je gelooft in jezelf en wat je doet. Dat doe ik namelijk ook elke dag. We gaan elke dag voor nieuwe en betere resultaten! Als ondernemers vechten we tegen concurrenten.

Het liefst maken we ondernemen wat makkelijker. Om wat druk van onze schouders te halen.

Daarom doen we onze administratie vaak in het vertrouwde programma dat Excel heet. We boekhouden in Excel omdat we dit programma al jaren kennen.

En daarom begrijp ik dat je werkt met behulp van Excel. Je kent Excel door en door. Je werkt er al jaren mee! Maar ben je echt handig in Excel? Begrijp je alle (ingewikkelde) formules? Weet je precies wat je moet doen om een kloppende jaarrekening te maken? En denk je niet dat je tijd kunt besparen door te kiezen voor een alternatief op Excel?

ZP App heb ik gemaakt om jouw boekhouding makkelijker, sneller en uiteindelijk goedkoper te maken. En daarom is Excel helemaal niet zo excellent als je misschien nu denkt in vergelijking met het boekhoudprogramma van ZP App.

De voordelen van boekhouden in Excel

Excel gebruiken als boekhoudpakket: waarom zou je dat doen? Ik begrijp heel goed dat je Excel gebruikt voor jouw administratie. Want Excel heeft gewoon voordelen. Helemaal als je net gestart bent als ZZP’er. Dan is elke euro die je bespaart met Excel mooi meegenomen.

1.     Iedereen kan werken in Excel

Je werkt al jaren in Excel. En dat is handig. Daarom weet je precies hoe Excel werkt. Je hoeft Excel niet meer te leren. En Excel is in de basis gewoon heel eenvoudig. Excel doet wat Excel moet doen: rekenen. Excel doet precies wat jij wilt. Jij bent en blijft de baas van Excel. Terwijl ZP App heel veel op de achtergrond doet. Zo doet ZP App heel veel dat jij niet kunt zien.

2.     Excel is gratis

Iedereen gebruikt Word. En je hebt Outlook nodig om te kunnen mailen met klanten en leveranciers. Dus Excel heb je dankzij jouw Microsoftpakket al. En daarom scheelt Excel toch elke maand weer die €15 van ZP App.

3.     Excel heeft enorm veel formules

En daardoor kun je als je goed nadenkt en goed zoekt elke administratieve vraag beantwoorden met een formule. Complexe berekeningen, heldere grafieken en filtermogelijkheden in Excel zorgen ervoor dat je inkomsten en uitgaven kunt samenvatten in een winst- en verliesrekening. Filtertje hier en een filtertje daar. Excel heeft wat dat betreft gewoon meer mogelijkheden dan ZP App. Maar zijn al die mogelijkheden nodig en nuttig voor een kloppende administratie?

4.     Jij bent helemaal de baas over jouw boekhouding

Want jij beslist hoe je Excel gebruikt. Welke informatie je op welk tabblad zet. Welke grafieken en tabellen je gebruikt en welke formules je gebruikt.

Maar boekhouden met behulp van Excel heeft meer nadelen dan voordelen

Excel is niet gemaakt als boekhoudpakket. ZP App wel. En daarom heeft Excel een aantal nadelen ten opzichte van ZP App. Kortom: voor een klein beetje geld krijg je van ZP App enorm veel terug.

1.     Excel is niet helemaal betrouwbaar

De afgelopen maand heb je hard gewerkt aan een goed financieel overzicht. De omzet is duidelijk. Je weet wat je verdiend hebt. Je hebt jouw kosten bijgehouden. Je hebt de btw verrekend. En dan kom je tot de winst van afgelopen maand. Maar dan gaat jouw boekhouder controleren. En dan ontdek je ineens dat hij op een heel ander bedrag uitkomt. Uit onderzoek blijkt dat 150 regels in Excel minimaal een fout bevatten. Minimaal!

Bij ZP App weet je zeker dat alle formules kloppen. Alle cijfers en gegevens zijn met elkaar verbonden. En elke dag heb je een administratie die klopt.

2.     Excel kost veel tijd

Eindelijk. Klant X heeft zijn factuur betaald. Maar hij vroeg mij een bewijs van de betaling van zijn vorige factuur. Dan moet ik even gaan zoeken… pfoe. En waar is het tankbonnetje van vanmiddag nu weer gebleven?

Excel kan automatisch rekenen. Maar dat doet hij niet automatisch voor je. Want dan vergeet je dat jij dat hem moet vertellen wat hij moet berekenen. En hoe hij dat moet uitrekenen.

De btw-aangifte is dankzij het boekhoudpakket met slechts een klik geregeld. Scheelt elke maand een paar uurtjes! En een saldibalans is weinig gedoe. Die is ook zo gemaakt. Die hoeft alleen nog maar gecontroleerd te worden (we adviseren dat te voor de zekerheid te doen of door jouw boekhouder).

3.     Excel is niet veilig

Je kunt zomaar de griep krijgen. Een virusje is zo opgelopen. Net even zonder jas buiten gelopen. Dat was niet zo slim. Dat geldt ook voor Excel. Gegevens kunnen eenvoudig gehackt worden. Excel is niet versleuteld. Dus niet veilig.

ZP App is veilig in de Cloud. Al jouw gegevens worden versleuteld op een server beschermd.

Excel vergeet zichzelf of wordt door jou nog weleens vergeten goed op te slaan. Dat kan gebeuren. Maar dan raak je wel veel gegevens kwijt. Terwijl je net twee uur aan het rekenen was.

Daarom slaat ZP App alles meteen automatisch op. Maar ook maken we voor de zekerheid elke 24 uur een back-up van heel jouw administratie. Elke dag dus weer.

Stel je voor dat jouw laptop of desktop ineens crasht. Heel goed mogelijk. Je kunt in de Cloud werken. Maar er gaat nog weleens iets mis met het opslaan van Excel. Maak je überhaupt regelmatig een back-up van Excel? Stel je voor dat je door een computercrash de boekhouding van het afgelopen jaar kwijtraakt…

Gelukkig weet je met ZP App dat jou dat nooit gaat overkomen!

4.     Excel is niet overzichtelijk

Met Excel kun je de mooiste grafieken en tabellen maken. Maar een overzichtelijk dashboard op een tabblad maken is niet makkelijk. Je hebt niet in een keer een totaalplaatje van jouw administratie. Een dashboard maken in Excel is mogelijk. Maar niet zo makkelijk en overzichtelijk als ZP App.

Je hebt maar drie seconden nodig om alles te weten over jouw administratie. Je krijgt meteen jouw dashboard te zien als je ZP App opent.

5.     Excel stuurt geen herinneringen

Je weet dat klant P altijd laat betaald. En dat je klant S minimaal drie keer een herinnering moet sturen. Maar je wilt wel voorkomen dat je klant P en klant S een herinnering stuurt terwijl ze al betaald hebben. En met Excel moet je elke keer opnieuw uitzoeken of ze al betaald hebben of nog niet.

Daarom stuurt ZP App automatisch een betaalherinnering naar klant P als hij na bijvoorbeeld drie weken nog niet betaald heeft. En jij krijgt ook een reminder. Dat hij die factuur van een maand geleden nog niet betaald heeft.

6.     Samenwerken in Excel is niet makkelijk

Hoe werk je samen met een boekhouder of een accountant in Excel? Dat doe je niet even snel. Werken jullie met een gedeelde Google Drive? Of stuur je elke keer jouw Excel-bestand door? Dat moet toch makkelijker en veiliger kunnen? Iedereen werkt zo met een eigen versie van jouw boekhouding. En daardoor is een foutje zo gemaakt. Want je weet nooit 100% zeker of jullie allebei (of allemaal) in het nieuwste administratiebestand werken.

Daarom krijgt jouw boekhouder of accountant een eigen inlogaccount van ons. Daardoor kan hij inloggen en meteen meekijken met jouw administratie. Jouw administratie controleren wordt voor hem een eitje.

7.     Excel is een los programma

In Excel werk je met verschillende tabbladen. Een voor de kosten. De andere voor de inkomsten. Je hebt een tabel voor jouw balans. En natuurlijk een tabblad voor jouw winst- en verliesrekening. Maar ook maak je een apart tabblad voor kilometers. En voor werkuren. Die tabbladen kun je koppelen met elkaar.

Maar dan wil je in een klik die winst- en verliesrekening delen. Of een betaald bedrag controleren met jouwbankrekening. Of een factuur vanuit Word in Excel zetten. Of een order naar een klant mailen. Dat kan niet.

Daarom is ZP gekoppeld met jouw bankrekening. Met jouw mail (want facturen verstuur je vanuit de app). Met Google Maps om jouw kilometers bij te houden. ZP App is jouw CRM-systeem die gemaakte uren koppelt aan een project, aan een klant of aan een order.

8.     Excel is niet automatisch

Je moet alles zelf doen bij Excel. Daardoor ben jij de eigenaar van Excel. Maar dat heeft ook nadelen. Excel maakt bijvoorbeeld geen factuurnummers aan. Je moet altijd zelf heel jouw boekhouding controleren. Je moet alle cijfers handmatig invullen. Je moet aan elke euro zelf denken. Bonnetjes kun je niet snel Belastingproof verwerken. Want je werkt met losse foto’s in een Excelbestand.

Terwijl ZP App bijna alles voor je berekend.

9.     Excel is geen relatiebeheerder

Je kunt geen klantgegevens koppelen aan cijfers in Excel. Excel kan geen locaties opslaan. Want Excel is geen CRM-systeem. Terwijl je wel op uurbasis factureert. En exacte kilometers berekend aan de klant. Maar bij welke klant horen sommige uren of kilometers. Ook dat gaat snel fout.

ZP App is ook jouw CRM-systeem. Je onthoudt klanten, prospects, leveranciers en partners. Je beheert alle NAW-gegevens. Je koppelt bedrijven aan personen. In ZP App beheer je verschillende locaties. En daar betaal je elke maand €0 extra voor.

10.  Excel is speciaal voor jouw laptop of desktop gemaakt

Excel is enkelzijdig. Er is wel een app voor Android of iOS. Maar Excel is speciaal gemaakt voor een scherm met een muis en een toetsenbord.

ZP App is op jouw laptop en jouw smartphone heel eenvoudig te bedienen. Een bonnetje scan je wel met ZP App dankzij de camera van jouw mobiel maar niet in Excel.

Daarnaast is Excel offline. Het voordeel is dat je dan geen internet nodig hebt. Maar dan slaat Excel niet altijd automatisch op. Zodat je jouw geüpdatet maandrekening nog niet kunt zien op jouw mobiel. 

ZP App werkt helemaal online. Daardoor kun je altijd en overal bij jouw boekhouding. Wanneer jij maar wilt. Heel eenvoudig. Je hebt alleen maar Wifi of 4G nodig.

De voordelen van boekhouden in ZP App

Je houdt dus allereerst zeeën van tijd over met ZP App. Onze klanten die Excel vaarwel gezegd hebben gezegd en gekozen hebben voor ZP App maken bijna geen administratieve fouten meer. En ze lopen geen risico meer. Want ZP App is Belastingproof en 100% veilig (versleuteld) beschermd.

Alleen dat al zijn toch drie redenen om ZP App de komende maand gratis uit te proberen?

De professionele boekhoudsoftware van ZP App is een perfect alternatief op het professionele Excel. Je automatiseert jouw boekhouding en koppelt processen aan elkaar. Daarmee til je jouw eenmanszaak naar een hoger niveau. Want door ZP App:

• Houdt je echt tijd over!
• Word je efficiënter.
• Voldoe je zeker te weten aan alle wetgeving.
• Werk je online veel handiger samen.
• Je maakt veel minder fouten. Omdat ZP App veel voor je geautomatiseerd heeft.

Wil je ook groeien met behulp van ZP App? Profiteer vandaag dan nog van een gratis adviesgesprek van €75 en start jouw proefmaand!